Upphandling av målning för BRF – så jämför ni offerter rätt
Vi har lämnat in offerter mot andra entreprenörer i tjugo år, och vunnit och förlorat upphandlingar på sätt som styrelsen sällan förstår. Här är vad vi faktiskt tittar efter när vi själva läser en offert, och varför billigast nästan alltid blir dyrast i längden.
Det första misstaget: att begära in offert på fel sätt
Det är klassikern vi ser om och om igen. En BRF-styrelse hör av sig till tre måleriföretag, mejlar samma korta beskrivning — "vi vill måla om fasaden, huset är cirka 1 200 kvadratmeter, kan ni komma och titta?" — och får sedan in tre offerter som är helt omöjliga att jämföra.
Det ena bolaget har räknat på två strykningar silikatfärg med full kittning av alla fönsterbleck. Det andra har räknat på en strykning akrylat och ingen kittning. Det tredje har lagt in halva ställningstiden för att komma ner i pris och tänkt att "vi tar resten på löpande räkning om det behövs".
Alla tre offerterna ser ut att gälla samma jobb. Men den billigaste är dubbelt så dyr när den är klar, för allt som inte stod med behöver läggas till som tilläggsbeställningar med löpande timdebitering. Det är så det fungerar i praktiken.
Det första vi gör när vi blir tillfrågade är därför inte att räkna pris. Det är att åka ut och titta. Sen sätter vi oss med styrelsen och pratar igenom vad som ska ingå innan vi pratar siffror. Det tar en timme extra i början och sparar ofta hundratusentals kronor i slutet.
Skapa en tydlig förfrågningsunderlag — annars jämför ni äpplen med päron
Den enklaste fixen för en styrelse är att skriva ett kort, tydligt förfrågningsunderlag och skicka samma underlag till alla entreprenörer. Då tvingas alla räkna på samma sak, och offerterna går faktiskt att jämföra rakt av.
Jag brukar säga till styrelser att underlaget inte behöver vara längre än två A4. Men det måste innehålla några saker:
Vad ska göras. Fasad, sockel, vindskivor, fönsterkarmar, fönsterbågar utvändigt, balkongtak, plåtdetaljer — specificera. Skriv "fasadens samtliga sidor" om det är hela huset, eller "gatfasaden + gavelsidan, övriga sidor i etapp 2" om ni etappplanerar.
Vilka moment ska ingå. Förbehandling (tvätt, skrap, slip, grundning), antal strykningar, kittning, eventuellt panelbyte vid rötskada, byggstädning, bortforsling.
Ställning eller skylift. Vem ordnar, hur länge, vem står för försäkring och stöldskydd om delar försvinner från ställningen (det händer).
Färgsystem och kulör. Om ni redan vet vilken färg ni vill ha — skriv det. Om inte — skriv att färgförslag ska ingå.
Garantitid och försäkring. Branschstandard är fem år på utfört arbete enligt Måleribranschens Måleritekniska Råd (MTR), men det varierar. Be om att se entreprenörens ansvarsförsäkring innan ni skriver under.
När alla räknar på exakt samma underlag, då kan ni faktiskt jämföra. Skillnader på 10–15 procent är normalt och beror på företagens timpriser och påläggsnivåer. Skillnader på 40–50 procent betyder nästan alltid att någon räknat på något annat.
Granska CV:t innan ni granskar priset
Den enskilt största varningssignalen för en BRF är att ta in en entreprenör som aldrig har målat ett flerbostadshus tidigare. Det låter självklart, men vi ser det hända, och konsekvenserna blir rörigt.
Måleri på BRF kräver erfarenhet som villamålning inte ger. Tunga ställningssträckor, samordning med boende, hantering av balkonger, brandskyddsfrågor när ställningen blockerar utrymningsvägar, försäkringsansvar mot tredje man, koordinering med andra entreprenörer (takläggare, plåtslagare, fönstermontör). Det är hantverk på en helt annan nivå.
När vi själva ska lämna pris åt en BRF skickar vi alltid med tre saker oombett: en lista på de fem senaste BRF-projekten med kontaktuppgifter till ordförande, en kopia på ansvarsförsäkringen och ett par bilder på pågående ställningsbyggen. Det gör seriösa entreprenörer för att det förenklar styrelsens beslut.
Om en entreprenör inte vill lämna referenser — eller bara nämner privatkunder och villakunder — då ska ni vara försiktiga. Förra hösten satt jag med en styrelse i Sollentuna som hade fått en offert som låg 380 000 kronor under vår. När jag bad dem ringa entreprenörens senaste BRF-referens visade det sig att den BRF:en aldrig fanns. Det var en uppfunnen referens. Det händer.
Be om att få träffa platschefen, inte säljaren
Det här är ett knep jag brukar tipsa styrelser om: när ni har valt ut två-tre entreprenörer att gå vidare med, be om ett möte där den person som faktiskt ska leda arbetet på plats är med — inte bara säljaren eller projektledaren.
I många större måleriföretag är det säljaren som åker ut och räknar offerten, men sen är det en helt annan platschef som dyker upp dag ett. Den platschefen kan vara skicklig, eller hen kan vara nyanställd och oerfaren. Ni vet inte vilket förrän det är försent.
En seriös entreprenör har inga problem med att presentera platschefen i förväg. Vi gör det rutinmässigt på alla BRF-jobb över en viss storlek. Styrelsen ska veta vem som kommer att leda arbetet, hur många målare som kommer att vara på plats samtidigt, och vem de ringer om det uppstår problem under projektet.
Förstå priset — vad är det egentligen ni betalar för?
Ett vanligt missförstånd hos styrelser är att färgen är den stora kostnaden. Det är den nästan aldrig. Färgen utgör typiskt 5–10 procent av en målningsoffert. Resten är arbete, ställning och förbehandling.
Tumregeln vi använder för en "normal" BRF-fasad på 1 500 kvadratmeter är ungefär den här fördelningen:
- Arbete (målare på plats): 50–55 procent
- Ställning, lyft, transport: 20–25 procent
- Förbehandling och tilläggsmaterial (skrap, slip, kittning, byggpapper): 10–15 procent
- Färg och primer: 5–10 procent
- Projektledning, försäkring, overhead: 5–10 procent
Den fördelningen förklarar varför det är så meningslöst att tjafsa om färgmärket. Att byta från en kvalitetsfärg till en billigare märkesfärg sparar kanske 15 000 kronor på ett projekt på 1,8 miljoner. Men en sämre färg har ungefär halva livslängden, vilket betyder att ni får måla om åtta år tidigare. Den kalkylen går aldrig ihop.
De fem klassiska fällorna i offerter
Här är det vi tittar efter när vi själva läser konkurrenters offerter eller hjälper styrelser att granska:
1. Förbehandling som "normal". Förbehandling är aldrig normal. Den är specifik. En offert som säger "förbehandling enligt branschstandard" utan att specificera vilka moment som ingår är öppen för tolkning. Be om en post-för-post-uppställning: tvätt, skrap, slip, grundning, kittning — varje moment med sitt eget pris.
2. Begränsat ställningstid. Om offerten anger "ställning ingår i 6 veckor" — vad händer vecka 7? Vanligt svar: 18 000 kronor per vecka i förlängningskostnad. Vid svensk höst med två veckors regn kan det bli dyrt fort.
3. Inget panelbyte räknat. Vid en BRF på Lidingö för ett par år sen hade vi en konkurrent som lade 1,4 miljoner mot vår 1,7. Det visade sig att deras offert hade noll kronor för rötskador, med fotnoten "panelbyte debiteras separat à 1 850 kronor per meter". När de var klara hade panelbytet kostat 480 000 kronor extra och totalsumman låg 100 000 över vår.
4. Tilläggsarbete på löpande räkning. Allt som inte är specat i offerten faller automatiskt under löpande timdebitering, ofta 750–950 kronor i timman. Ju mer som är ospecat, desto mer risk för budgetöverskridanden. Krav på fast pris för allt som rimligen går att förutse.
5. Färgsystem utan dokumentation. "Akrylatfärg" är inget produktnamn. Be om att få veta exakt vilken färg som ska användas, från vilken tillverkare, med vilken artikelnummer. Sen kan ni googla färgens datablad och se torrhalt, glanstal, rekommenderad användning och förväntad livslängd. Det tar tio minuter och avslöjar mycket.
När lägsta pris faktiskt är rätt — och när det inte är det
Jag vill inte säga att den billigaste offerten alltid är den sämsta. Det är inte sant. Det finns enmansmålare och små bolag som lämnar mycket konkurrenskraftiga priser och gör fantastiskt jobb.
Men det finns några förutsättningar som måste vara på plats: entreprenören har dokumenterad BRF-erfarenhet, har en aktuell F-skatt och ansvarsförsäkring, kan visa referenser ni faktiskt kan kontakta, och förklarar i klartext varför priset är lägre — inte bara att det är det.
Vanligaste skäl till lägre pris hos seriösa småföretag: lägre overhead (ingen säljavdelning, ingen central administration), platschefen är ägaren själv, lägre påslag på material för att de köper direkt från grossist. Det är ärliga skäl och då är priset rättvist.
Misstänkta skäl till lägre pris: "vi har lite att göra just nu", "vi använder svartarbete för förbehandlingen", "vi räknar med att kunden inte kollar så noga". Det händer oftare än man tror.
Vad ni bör skriva i kontraktet — utöver standardfraserna
När ni väl har valt entreprenör och ska skriva avtal, finns det ett par poster som styrelsen ofta glömmer men som sparar mycket konflikt längs vägen:
Daglig dokumentation. Bilder från arbetsplatsen varje fredag, mejlade till styrelsen. Det är enkelt för entreprenören och ger styrelsen löpande insyn. Vi gör det rutinmässigt och styrelser uppskattar det enormt.
Definierat slutbesiktningsförfarande. Vem besiktigar, när, med vilken checklista. En oberoende besiktningsman kostar 12 000–18 000 kronor och är värd varenda krona på projekt över en miljon.
Innehållen del av betalningen. Standard är att hålla inne 5–10 procent av entreprenadsumman till sex månader efter slutbesiktning. Det säkerställer att entreprenören kommer tillbaka och åtgärdar fel som dyker upp efter sista strykningen.
Skriftlig kommunikationskedja om boende. Vem informerar de boende, när, om vad. Klagomål från boende under projekttiden är den enskilt största källan till stress för styrelsen, och 80 procent av klagomålen handlar om att de inte fått veta saker i tid.
När ska ni ringa proffs?
Om ni känner er osäkra på att läsa offerter — och de flesta styrelser gör det första gången — finns det två vägar.
Det ena är att ta in en byggkonsult som specifikt hjälper BRF:er med upphandling. Kostar 25 000–60 000 kronor beroende på projektets storlek, och betalar nästan alltid igen sig flera gånger om i form av tydligare offerter, lägre risk för tilläggsbeställningar och bättre kontraktsvillkor.
Det andra är att kontakta oss för en kostnadsfri rådgivning utan offertbindning. Vi tittar igenom underlag, jämför med vad vi själva skulle ha räknat, och säger rakt ut om vi tycker en offert är realistisk eller om det är något som inte stämmer. Det är inte säljmöte — det är hantverkarens åsikt om en kollegas arbete. Och om det visar sig att en konkurrents offert är vettig så säger vi det också.
Beslag, gångjärn och spanjoletter demonteras före slipning, annars låser färgen fast funktionen – vi hanterar dem löpande vid fönstermålning i Jönköping.