Boendeinfo vid BRF-underhåll – så undviker styrelsen klagomål mitt i projektet
Vi har gjort BRF-projekt där tekniken var perfekt, färgvalet i topp och tidsplanen hölls in i sista veckan — och ändå satt styrelsen med tjugo arga mail efteråt. Vi har också gjort projekt där det regnade en månad för mycket, fasadställningen stod i åtta veckor extra och färgkulören blev en nyans ljusare än tänkt — och ingen klagade. Skillnaden var inte hantverket. Skillnaden var hur styrelsen pratade med sina medlemmar. Här går vi igenom hur vi rekommenderar att en BRF kommunicerar före, under och efter ett underhållsprojekt.
Varför kommunikation slår teknik varje gång
Människor blir inte arga av att deras balkong är otillgänglig i tre veckor. De blir arga av att de inte visste att den skulle vara det. De blir inte arga av att färgen är ett halvt nummer ljusare än grannhusets. De blir arga av att de inte fick vara med och tycka något innan beslutet togs. Det är klassikern vi ser om och om igen — styrelsen sitter med en perfekt teknisk plan, men har glömt att medlemmen som bor i lägenhet 14 har sin balkong som sitt enda andrum och att hennes besked om "ställning i sex veckor" landade som en chock i brevlådan.
Jag brukar säga till styrelser: räkna med att informera tre gånger så mycket som ni tror behövs. Och räkna med att en av tio medlemmar ändå kommer säga att de inte fått veta. Det är inte er ifrågasättning — det är så människor fungerar. Information ska upprepas, packas om, och nå fram via flera kanaler.
Före projektet – fyra till sex månader innan
Den första kommunikationen handlar inte om datum eller praktiska detaljer. Den handlar om varför. Varför behöver fasaden målas nu? Vad händer om man väntar? Vad var det besiktningen visade? Här är det styrelsens jobb att visa att beslutet är grundat. Vi rekommenderar ett kort, läsbart underlag — gärna en sida — som förklarar vad som upptäckts, vilka alternativ som finns och varför styrelsen rekommenderar det de gör. Det är inte sälj. Det är pedagogik.
Vi var med på ett stämmomöte i en BRF i Sundbyberg för ett par år sedan där styrelsen hade förberett två A4-sidor: en med besiktningsbilder och en med kostnad per alternativ. Stämman tog beslutet på en halvtimme. På en annan BRF där underlaget saknades drog samma typ av beslut ut på två stämmor och en extra föreningsavgift för medlare. Skillnaden var pappret.
Två till fyra veckor innan – det praktiska brevet
När entreprenören är upphandlad och datum är satt går nästa brev ut. Det ska vara konkret och rakt: när börjar arbetet, vad innebär det för mig som boende, vad kan jag inte göra under perioden, och vem ringer jag om något händer. Vi rekommenderar att brevet innehåller minst följande punkter — utan att låta som en juridisk text.
- Vilka datum arbetet pågår och vilken del av huset som berörs när
- Vad medlemmen själv behöver göra (rensa balkong, ta in blomlådor, tvätta fönster innan ställning sätts upp)
- Vilka begränsningar som gäller (öppna fönster, hänga tvätt, parkera på vissa platser)
- Vem som är kontaktperson hos styrelsen och vem som är arbetsledare hos entreprenören
- Hur eventuella skador eller klagomål ska anmälas
Det här brevet ska upp i alla trapphus, i alla brevlådor och i föreningens digitala kanaler. Det ska finnas på engelska om föreningen har medlemmar som inte är trygga med svenska — det är en sak vi sett bli ett bekymmer i innerstadsbrf där internationella ägare och hyresgäster missat hela kedjan av information för att den bara fanns på svenska.
Under projektet – veckobrevet ingen tror på men alla läser
Här är det enklaste och mest underskattade tipset vi kan ge en BRF-styrelse: skicka ett kort veckobrev varje fredag under hela projektet. Tre meningar räcker. Det här har vi gjort den här veckan, det här gör vi nästa vecka, det här märker ni av som boende. Det skapar trygghet, dämpar ryktesspridning och ger medlemmen ett enkelt sätt att se att projektet fortfarande har en ledning.
Vi har sett styrelser som hoppat över veckobrevet och istället svarat på enskilda frågor mailledes. Det blir alltid mer jobb, för samma fråga kommer trettio gånger. Veckobrevet är en investering på tjugo minuter i veckan som sparar styrelsen flera timmar i mailtrafik.
När något går fel — och det gör det alltid
I varje projekt händer något. Det regnar en vecka för mycket. En ställningsfot lämnar en fläck på en altanplatta. En kulör visar sig bli en nyans ljusare i kvällsljuset än vad alla trott. Det är inte misslyckanden — det är normalt. Det som avgör hur det landar är hur snabbt styrelsen meddelar det och med vilken ton. Sopa det aldrig under mattan. Skriv kort, skriv ärligt, skriv vad ni gör åt det. "Vi noterar att kulören blev ljusare än referensbilden i kvällsljus. Vi har varit ute med entreprenören och bedömt resultatet. Vår bedömning är att kulören håller specifikationen och vi går vidare med planen. Ni som har synpunkter får gärna höra av er till X före datum Y." Klart.
Efter projektet – det brev som ofta glöms
När ställningen är nere och firman åkt iväg är det lätt att tänka att projektet är slut. Men en sista kommunikation gör enorm skillnad. Tacka medlemmarna för deras tålamod, redovisa kort vad som faktiskt gjordes, vad det kostade jämfört med budget, och vad styrelsens plan är härnäst. Det är där förtroendet byggs för nästa projekt. Det är där en styrelse går från att ha "drivit igenom" ett projekt till att ha "lett" ett.
När ska ni ringa proffs?
Inte för informationsbreven — där är ni själva bäst, för ni känner era medlemmar. Däremot är det värt att fråga entreprenören tidigt vad ni bör informera om. En seriös målerifirma har gjort hundra BRF-projekt och vet exakt vilka frågor som kommer komma. Den listan är guld värd. Det är en av de saker vi gör med varje BRF vi tar — vi går igenom kommunikationsplanen innan första ställningsröret reses.
Slitageklassen i ett trapphus styr både färgval och antal strykningar på de nedersta två metrarna – vi hanterar dem löpande vid trapphusmålning i Göteborg.
Takytan i ett trapphus målas först, eftersom stänk på nymålade väggar annars kräver en extra strykning – det arbetet beskrivs närmare under Boendeinformation vid trapphusmålning.
Rötskador sitter nästan alltid i bågens underkant och lagas med friskt virke i stället för spackel – vi hanterar dem löpande vid fönstermålning i Eskilstuna.